مهام واختصاصات الإدارات بالمجلس

مكتـب رئـيس المجلس

  • تنفيذ التعليمات والقرارات الصادرة عن الرئيس والأمين العام .
  • الإشراف المباشر على تنفيذ مهام وأنشطة المكتب وفق الخطط والبرامج المقررة .
  • إصدار التعليمات والقرارات اللازمة إلى مرؤوسيه لتوجيه سير العمل بما يتفق مع الأهداف والخطط الموضوعة .
  • الاتصال والتنسيق مع الجهات الخارجية ذات العلاقة من مؤسسات رسميه وشبه رسميه وخاصة بناءاً على توجيه وطلب من رئيس المجلس والأمين العام .
  • الإشراف على جميع المراسلات الصادرة والواردة إلى رئيس المجلس .
  • التنسيق مع الأمين العام والأمين العام المساعد والإدارات المعنية بكافة الأمور ذات الصلة بتوجيهات الرئيس .
  • الإشراف على تنظيم المقابلات الرسمية لرئيس المجلس وحضور جلسات المجلس إلى جانب الرئيس لتوفير متطلباته واحتياجاته .
  • مسك السجلات والبريد والإشراف على تنفيذ أعمال الطباعة الخاصة بالرئيس .
  • أية مهام أخرى يكلف بها من قبل الرئيس والأمين العام .

مكتـب الأمـين العـام

  • تنفيذ التعليمات والقرارات الصادرة عن الأمين العام .
  • تنفيذ المهام والأنشطة الخاصة بالمكتب وفقاً للخطط والبرامج المقررة من الأمين العام .
  • تنظيم الاستقبالات والفعاليات والمناسبات الخاصة بالأمين العام .
  • توفير ومتابعة الاتصالات الخاصة بالأمين العام مع الجهات ذات الصلة .
  • مسك السجلات والبريد وتنفيذ أعمال الطباعة الخاصة بالأمين العام .
  • التنسيق مع الأمين العام المساعد والإدارات المعنية في كافة متطلبات العمل ذات الصلة بتوجيهات الأمين العام.\
  • أية مهام أخرى يكلف بها من قبل الأمين العام .

مكتب التطوير ومراقبة الأداء

  • إدارة التخطيط الاستراتيجي وتأسيس الأهداف والغايات والبرامج البعيدة والقصيرة المدى للتخطيط الاستراتيجي بناءً على رؤية ورسالة ومجمل المبادئ التوجيهية المقدمة من الأمين العام.
  • تأكد من اكتساب كافة الموظفين للمهارات ومجالات المعرفة اللازمة من خلال برامج التدريب اللازمة .
  • التأكد من توثيق السياسات والإجراءات الخاصة بمختلف أنشطة الأمانة العامة والالتزام بها .
  • الإشراف على تحليل البيانات وإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية بكافة الإدارات .
  • مراجعة تطوير الخطط الإستراتيجية وخطة العمل المفصلة وتنسيق عملية التطوير والتخطيط .
  • تحديد نقاط القوة والضعف والمخاطر وفرص التطوير والتحسين من خلال تحديد وتحليل مدخلات التخطيط الاستراتيجي .
  • إدارة ومراجعة نتائج تقييمات الأداء من كافة الإدارات والتأكد من التزامها بإرشادات الأمانة العامة .
  • مراجعة نماذج التقارير الإدارية لكافة الأنشطة التي يتم تنفيذها مثل وضع الأهداف وإعداد مؤشرات الأداء الرئيسية وغيرها.
  • وضع خطط وبرامج التدقيق الداخلي المناسبة للإدارات المختلفة .
  • التدقيق والرقابة المالية على الإدارات بصورة دورية بما يضمن تنفيذ بنود الميزانيات التقديرية السنوية المعتمدة لكل إدارة على خير وجه .
  • تقديم العون والمساعدة لمكتب التدقيق الخارجي والتنسيق معه للتأكد من صحة ودقة الإجراءات المحاسبية في الأمانة العامة .
  • أية مهام أخرى يكلف بها من قبل الأمين العام .


الأمــين الـعام المـساعد

  • مساعدة في إدارة وتنظيم شؤون الأمانة العامة وتنفيذ السياسات المقررة .
  • المشاركة في تسمية المرشحين للتعيين بالأمانة العامة .
  • المساعدة في الإشراف على حسن سير العمل في الإدارات والأقسام والوحدات التنظيمية المختلفة والسعي في تطوير وتفعيل الأداء بها .
  • المشاركة في تقييم كفاءة وفعالية أداء الإدارات والأقسام، وإبداء الملاحظات والتوجيهات ووضع الضوابط اللازمة لضمان حسن سير العمل .
  • الإشراف على وضع وتطبيق الخطط والبرامج التطويرية ضماناً للارتقاء بمستوى الجودة المطلوبة في الأداء الوظيفي وفق توجيهات الأمين العام .
  • القيام بمهام الأمين العام واختصاصاته حال إجازاته أو غيابه لأي سبب من الأسباب .
  • أية مهام أخرى يكلف بها من الأمين العام .


الـدائرة الـقانـونـية

  • تقديم المشورة وإبداء الرأي في المسائل القانونية التي تعرض عليه من الرئيس والأمين العام والإدارات المختلفة بالأمانة العامة .
  • متابعة القوانين والتشريعات الصادرة في الإمارة وتزويد الرئيس والأمين العام بما يطرأ عليها من تعديلات أولاً بأول .
  • إعداد مشروعات القرارات والتعاميم واللوائح والأنظمة المطلوبة للأمانة العامة بكافة إداراتها ووحداتها التنظيمية .
  • تمثيل الأمانة العامة في المؤتمرات واللجان والندوات القانونية .
  • صياغة التقارير المرفوعة للمجلس المتعلقة بالمواضيع التي تتطلبها اجتماعات اللجان والجلسات .
  • إجراء التحقيقات الإدارية في كافة المخالفات المرتكبة من موظفي الأمانة العامة بناءاً على تكليف من الرئيس أو الأمين العام .
  • دراسة التظلمات والشكاوى المحالة إليه من الرئيس أو الأمين العام والمتعلقة بموظفي الأمانة العامة .
  • إعداد الدراسات والمكاتبات والمراسلات ذات الطابع القانوني والمرتبطة بعمل المجلس وأمانته العامة وفقاً لما يكلف به من مهام صادرة عن الرئيس أو الأمين العام .
  • القيام بكافة المهام والأعمال القانونية ذات الصلة بعمل المجلس وأمانته العامة .
  • أية مهام أخرى يكلف بها من قبل الرئيس والأمين العام .


إدارة المـالية والمـشـتريات

  • تنفيذ وتطبيق السياسات المالية والمحاسبية للمجلس وأمانته العامة .
  • دراسة مشروع الميزانية السنوية للمجلس وأمانته العامة بالتنسيق مع الأمين العام لعرضها على رئيس المجلس قبل رفعها إلى الجهات المعنية للاعتماد.
  • إعداد الكشوفات الحسابية والميزانية والحسابات الختامية بالتنسيق مع الأمين العام حسب التفويض والصلاحيات المالية الممنوحة .
  • مسك السجلات المالية والمحاسبية وسجلات المشتريات الخاصة بالأمانة العامة .
  • مسك السجلات وإدارة عمليات الشراء الخاصة بالأمانة العامة من الناحية التنظيمية والإدارية والفنية .
  • حفظ الفواتير والمستندات المالية وتحضيرها لإجراءات الرقابة الداخلية والخارجية .
  • التحضير لإجراءات الجرد السنوي تحت إشراف الأمين العام .
  • الاحتفاظ بكافة السجلات المتعلقة بالنفقات والإيرادات ضماناً لضبط المدفوعات والمقبوضات ومراقبة عمليات القبض والصرف والتأكد من انها تتم وفقاً للإجراءات المعتمدة .
  • القيام بكافة المتطلبات الإدارية والفنية الخاصة بالشؤون المالية والمحاسبية والمشتريات للأمانة العامة .
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .


إدارة المـوارد الـبشـريـة

  • تنفيذ الخطط والبرامج والسياسات المقررة للموارد البشرية والتأكد من سلامة ودقة المطابقة مع أحكام لائحة الموارد البشرية للأمانة العامة والقوانين والأنظمة ذات الصلة .
  • وضع الخطط والبرامج اللازمة لتطوير التنظيم الإداري والهيكلي للأمانة العامة .
  • إعداد جداول التشكيلات الوظيفية وتحديد الشواغر بصورة سنوية بالتنسيق مع الجهات المعنية.
  • وضع الخطط والبرامج المناسبة لتدريب الموظفين بالأمانة العامة بما يتوافق مع احتياجات ومتطلبات العمل .
  • تنفيذ إجراءات الإعلان عن الوظائف والتعيينات بناء على الموافقات الصادرة من الإدارة العليا واللجان المختصة بالأمانة العامة .
  • إعداد المقترحات والنماذج الخاصة بتقييم أداء الموظفين بالأمانة العامة وفقاً للوائح ذات الصلة ولما هو متبع بالجهات الحكومية المماثلة .
  • متابعة تحديث إجراءات التوظيف والتقييم والتخطيط الوظيفي والملفات وإجراءات الذاتية والتدريب المهني بشكل دوري ومتواصل .
  • اقتراح البرامج والخطط التي تكفل تحسين بيئة العمل وتطوير الأداء الوظيفي وتحقيق الرضا اللازم في العمل .
  • تطبيق وتنفيذ إجراءات وسياسات شؤون الموارد البشرية وفقاً لأحكام اللوائح والأنظمة والتشريعات ذات الصلة .
  • إعداد بطاقات الوصف الوظيفي والتأكد من مطابقتها مع المؤهلات والخبرات والمهام العملية لكل موظف بالأمانة العامة .
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .


إدارة تكـنـولوجـيا المـعلـومات

  • توفير البنية التحتية المتكاملة للأمانة العامة من أجهزة حاسوب وخوادم وبرامج عمل بما يتناسب مع احتياجات الأمانة العامة .
  • تطبيق السياسة العامة للأمانة العامة المتعلقة بعمليات وتقنية المعلومات والعمل على تطوير خدمات الحاسب الآلي وتوسيع مجالاته في الأمانة العامة .
  • تخطيط البرامج الجديدة وتحليل وتصميم النظم الآلية وحلولها محل النظم اليدوية في كافة مجالات العمل الممكنة .
  • بناء قاعدة بيانات ومعلومات والتأكد من سلامتها وتجديدها باستمرار لتكون بمثابة بنك للمعلومات .
  • تقديم الدعم التقني والفني في مجال تقنية المعلومات للمجلس وأمانته العامة .
  • اقتراح الدورات التدريبية لمستخدمي الحاسب الآلي بالأمانة العامة من كافة المستويات الوظيفية وذلك بالتنسيق
  • مع إدارة الموارد البشرية/ قسم التدريب والتطوير .
  • إيجاد الحلول المناسبة والملائمة للمشاكل المتعلقة بمعالجة الكلمات والمعلومات والصيانة والبرامج والنظم وحل المشاكل التي تعترض الأجهزة ومستخدميها أولاً بأول .
  • ضمان التوفير الدائم والفوري لكافة متطلبات الإدارات من أجهزة وبرامج حاسب آلي وملاحقها.
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .


إدارة العـلاقات العامـة والإعـلام

  • التعريف برسالة المجلس وأهدافه وفلسفته وأنشطته المختلفة .
  • الإشراف على المواد الإعلامية والأخبار الواردة في الموقع الإلكتروني للمجلس وتحديث صفحاته بصورة دورية بالتنسيق مع إدارة تكنولوجيا المعلومات .
  • تلبية متطلبات واحتياجات الإدارات المختلفة بالأمانة العامة والإدارة العليا من أمور ذات صلة بالعلاقات العامة .
  • توفير متطلبات إقامة المناسبات الرسمية من افتتاح لدورات انعقاد المجلس واستقبال الضيوف وتوفير متطلبات الجلسات واجتماعات اللجان المختلفة .
  • تأمين سلامة مكاتب ومقرات وموجودات المجلس والأمانة العامة ما عدا أجهزة الكمبيوتر وملحقاتها .
  • الإشراف على إدارة وتشغيل السيارات للاستخدام العام .
  • تمثيل المجلس وأمانته العامة في المناسبات الرسمية والتحدث باسم الإدارة العليا بناء على توجيه من الرئيس أو الأمين العام .
  • متابعة النشرات والأخبار التي تذاع أو تنشر عن المجلس وتوفير بيئة حفظ مناسبة لها وجمع وتصنيف المعلومات الخاصة بالأمانة العامة والمجلس وأنشطتهما المختلفة وتزويد وسائل الإعلام المختلفة
  • أخبارهما وفق توجيهات الأمين العام .
  • تنفيذ السياسات الإعلامية للأمانة العامة والمجلس وفقاً لتوجيهات الأمين العام .
  • التحقق من توفير متطلبات المجلس والأمانة العامة من خدمات ضيافة ومراسلة وحراسة بصورة مستمرة والإشراف عليها لضمان حسن تنفيذها للمهام المسندة إليها.
  • متابعة وتنفيذ احتياجات ومتطلبات الإدارة العليا وأعضاء المجلس وكبار الموظفين بالأمانة العامة من أعمال المندوبين للجهات ذات الصلة .
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .


إدارة شئـون المنطـقة الشـرقيـة

  • التحضير لاجتماعات لجان المجلس المعنية بشؤون المنطقة الشرقية وتوفير كافة احتياجاتها ومتطلباتها بالتنسيق مع الإدارات المعنية .
  • الإشراف على تسجيل وتدوين مضابط الجلسات بعد التأكد من اعتمادها وتوقيعها من الأعضاء المعنيين وكتابة التوصيات اللازمة وذلك بالتنسيق مع الدائرة القانونية .
  • الاتصال والتنسيق مع المؤسسات والهيئات الحكومية الأخرى في حدود العمل المطلوب تنفيذه.
  • التعاون والتنسيق مع إدارة الجلسات وشؤون الأعضاء والإدارات والأقسام الأخرى في الأمانة العامة لضمان تكاملية العمل في كافة المجالات .
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .


إدارة الجلـسات وشـؤون الأعـضاء

  • التحضير لاجتماعات المجلس ولجانه المختلفة وتوفير المعلومات الضرورية من المواضيع التي سيتم نقاشها .
  • مسك وتسجيل وتدوين مضابط الجلسات بالتنسيق مع الدائرة القانونية والتأكد من اعتمادها وتوقيعها من رئيس المجلس .
  • الاتصال مع الجهات الخارجية ذات العلاقة من مؤسسات رسمية وغير رسمية بناء على طلب الأمين العام واللجان والأعضاء .
  • توفير كافة احتياجات ومتطلبات الرئيس وأعضاء المجلس من علاقات عامة ذات ارتباط مباشر بشؤون المجلس .
  • التنسيق مع إدارة البحوث والدراسات من أجل تأمين المعلومات والبيانات المطلوبة مثل تحضير الجلسات واجتماعات اللجان .
  • توجيه الدعوات للأعضاء لحضور الفعاليات المجتمعية والرسمية المختلفة بناء على ما يرد من الجهات المعنية وبتوجيهات من الأمين العام .
  • أرشفة الجلسات واجتماعات اللجان بالتنسيق مع الإدارة المختصة .
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .


إدارة البـحـوث والـدراسـات

  • مساعدة الأمين العام في رسم السياسات والبرامج المرتبطة بالمجلس من الناحية البحثية .
  • متابعة النشرات والدوريات والإصدارات الإعلامية ذات الطابع البحثي .
  • التواصل مع الجهات الخارجية ذات العلاقة من مؤسسات رسمية وشبه رسمية ومراكز معلومات وذلك بهدف المتابعة المستمرة لآخر المستجدات في مجال جمع المعلومات .
  • إعداد الدراسات وأوراق العمل التي يتطلبها المجلس ولجانه المختلفة في كافة الأوجه والمجالات التي يتم مناقشاتها في المجلس .
  • توفير البيانات والإحصاءات والدراسات المطلوبة للمجلس بما يضمن خروجه بتوصيات مبنية على دراسات سليمة ومؤسسه تأسيساً علمياً دقيقاً.
  • التنسيق والتواصل المستمر مع الدائرة القانونية بهدف ضمان التكامل التام في العمل المطلوب إنجازه بناء على تكليف من المجلس وأمانته العامة .
  • الإشراف على المكتبة وضمان توفير الكتب والمراجع المطلوبة والدوريات بصورة مستمرة .
  • أية مهام أخرى تكلف بها من قبل الأمين العام .